名刺サイズの携帯型パンフレット、「キャリーパンフ」を制作、販売するエー・ディー・ビーのブログ担当です。
 
何かと慌ただしい4月もあっという間に過ぎ、春は出会いの季節と言われる通り新年度を迎えた今月はビジネスの場において、多くの方と新たに知り合う機会があったのではないでしょうか。
 
 
そこで一つ気になるのが「名刺管理」の方法。皆さんは頂いた名刺をどのように管理していますか?
この時期は特に人の動きが激しいのでいつも以上にたくさんの名刺をもらった方もいるのではないでしょうか。
もらった直後は「後でちゃんと整理しよう……」と考えていても、次から次へと手元に名刺が増えてしまい、落ち着いて整理する時間も取れずにそのまま引き出しの中にまとめて放置、なんてこともあるかもしれません。
 
ですが、名刺をもらったまま放置しておくといざ名刺が必要になった時に探す手間がかかって大変です。今回はスマートに名刺を管理するために行って欲しい名刺の仕分け基準から、おすすめの管理方法5つをそれぞれの特徴、メリットデメリットを踏まえながら解説します。
 

Step1:「使える名刺」と「使わない名刺」に仕分けしよう

 
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名刺を何らかの方法で管理する前に、まずは手元にある名刺を優先的に保管すべき名刺と使わない名刺の2つに分けてしまいましょう。この作業を行うだけで本当に使う名刺だけを選別してすぐに取り出せるようにすることができますし、改めて一人一人の名刺を確認した時に思わぬビジネスチャンスを発掘するかもしれません。
 

使える名刺:頻繁に連絡を取っている・印象に残っている人物の名刺

 
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基本的に名刺は連絡を取っている・取る見込みのある人物のものを優先的に保管しておく必要があります。そのため、名刺交換をしてすぐに連絡を取り合った人物やこれから連絡する予定がある人の名刺はしっかり手元に残しておきます。
それ以外にも、現在連絡は取っていないものの、名刺に記載されている名前や会社名を見たときに相手の顔や強い印象を思い出させるものも一緒に保管しておきましょう。それは、名刺交換時にあなたがビジネスチャンスにつながる何かを感じ取った時に強い印象として残ることが多いためです。
 
なお、弊社で制作、販売しているキャリーパンフは普通の名刺とは異なり、名前や会社名だけでなく具体的な事業内容やメッセージを視覚的に伝えることが可能になっています。
 
そのため、相手に印象に残りやすく、従来の名刺と比べてアポイントメントが増加したり「使える名刺」として名刺整理の時に残してくれる可能性が高くなります。キャリーパンフに興味のある方はこちらもご覧ください。
 

使わない名刺:数年間一度も連絡を取っていない・誰からもらったか分からない名刺

 
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名刺を交換してから数年経過し、一度も連絡を取っていない人物に関してはこれから先も連絡を取ることはほぼないと考えられるため、使わない名刺に分類しましょう。
同様に、名刺の名前を見ても相手の顔が思い浮かばない、もしくはいつもらったのか記憶にない名刺に関しても使わない可能性が高いでしょう。
 
使わない名刺は思い切って処分します。名刺は個人情報が記載されているので必ずシュレッダーにかけましょう。処分するのは気が引ける……という場合は「使える名刺」を保管するものとは別のファイルや箱の中にまとめて保管するのが良いでしょう。
 

Step2:名刺の管理方法を知ろう

 
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名刺の選別を終えたらいよいよ名刺の管理作業に着手していきます。名刺の管理方法はアナログ式とデジタル式の2通りがあります。名刺を使う頻度や自分が所属する部署、コストや使いやすさといった要素を考慮して自分にぴったりな管理方法を選びましょう。
まずはアナログな管理方法から見ていきます。
 

【アナログ】名刺の管理方法3選

 
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アナログ式の管理方法はなんといっても低コストで実践できるのがメリットです。日常的に扱う名刺の管理ですので、コストの高い方法だと少し負担が大きすぎる、という方は積極的にアナログ式の管理方法を検討するのが良いかもしれません。
 
また、名刺をもらう頻度がそこまで高くなく、手元にある名刺がそんなに多くない場合もアナログ式管理の方が向いているでしょう。
ただし、保管できる名刺の枚数に限りがあったり、枚数が増えれば増えるほど目当ての名刺を探したりスマートに収納しておくことが難しくなるのが難点です。
 

1.名刺ホルダー:オーソドックスな管理方法。定期的に整理して利便性を保とう

 
名刺管理、と聞いて多くの方がイメージするのが名刺ホルダーを使った方法ではないでしょうか。名刺ホルダーは頂いた名刺を綺麗な状態で保管できるのが最大のメリットです。
一方、名刺の枚数が増えるにつれてホルダーの厚み、重みも増すので持ち運びに不便するかもしれません。
場合によっては名刺を都度入れ替えて整理しないと収納しきれなくなるため、こまめな整理を求められます。
 
とはいえ、工夫次第では自分の使いやすいように名刺を管理することができるので定期的に名刺整理の時間を設けられる方であれば一度使用を検討してみても良いでしょう。
 

1-1.回転式名刺ホルダー:よく使う名刺はこれを使って机の上に常備するとカッコ良い

 
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画像引用:http://rolodex.com/products/contact-management/business-card-files/product/1734242
 
 
よく連絡する相手の名刺は回転式ホルダーで管理し、机の上に置いておくと作業をしながら片手で名刺を確認することができるので便利です。
名刺をもらった時系列、もしくは五十音順で並べるのが一般的ですが、連絡頻度の高い順に並べてみるのも良いでしょう。
 
☆おすすめ商品:Mahogany 200 Sleeve Rotary Card File/ROLODEX
回転式名刺ホルダーの定番はアメリカ生まれのローロデックスになります。
名刺を保護するためのスリーブがついており、この中に名刺を入れて保管します。
約400枚の名刺を収納でき、インデックスを活用して名刺を分類することもできるので名刺が多くなってもお目当ての名刺を素早く探すことができます。
 

1-2.バインダー式名刺ホルダー:しっかり名刺をカテゴライズして保管したい人向け

 
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画像引用:http://www.sedia.co.jp/product/ザ・カード-システムカードホルダー-差替式/
 
 
バインダー式ホルダーは名刺の差し替えが容易に行えるのが魅力的です。後から名刺が増えても簡単に順番を入れ替えることができるため、五十音順、業種、業界別に名刺をきっちり整理したい方にとってはとても使いやすいホルダーです。
持ち運びも簡単で、外出先でうっかりポケットがいっぱいになり収納するところがなくなっても、シートを補充することですぐに収納枚数を増やせるのも忙しいビジネスマンにとっては心強いでしょう。
ただし、名刺に記載されている情報を表裏両方確認したい時に、両面ポケット式のものを使っている場合はいちいち名刺を取り出さないといけないのが少し面倒かもしれません。そのため、ポケット内に背景紙が入っているかどうかを確認するのが吉かもしれません。
 
☆おすすめ商品:ザ・カード システムカードホルダー/セキセイ株式会社
縦1列、3枚並べて名刺を収納できるコンパクトなファイルです。
ページごと移動させることができるのが便利。インデックス用シールも付属しているため英文字とカナ文字で整理できます。
両面ポケットタイプなので背景紙を取り除けば名刺の裏面もしっかり見えるように管理でき、背景紙を使えば、1ポケットの表と裏に1枚ずつ名刺を入れて収納可能。
 

1-3.ファイル式名刺ホルダー:順番が入れ替わるリスクがないので時系列で保管したい人向け

 
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画像引用:http://www.kokuyo.co.jp/com/press/2012/03/1239.html
 
 
ファイル式の名刺ホルダーはバインダー式ホルダーと使い方やデメリットがほぼ同じになります。両者の大きな違いはページの入れ替えができるかできないか、という点です。
ファイル式ホルダーの場合はページの入れ替えができないため、大幅な名刺の入れ替えで少し不便になるかもしれない代わりに名刺をもらった時系列を崩すことなく確実に保管することができます。バインダー式の場合、ページの入れ替えができる代わりに何かの拍子でページがバラバラになるリスクもあります。
時系列で保存する場合、もらった順にそのまま名刺を入れるだけで保管が済むのでとても楽です。
 
☆おすすめ商品:ノビータ/KOKUYO
ノビータはAmazonベストセラー1位を獲得するほど根強い人気を誇っているファイルです。
人気の秘密はなんといっても収納枚数に応じて背幅が変化すること。
背幅が変わるおかげでたくさん名刺を入れてもファイルが丸まってしまうことがなく、コンパクトに収納・持ち運びできるので多くのビジネスマンから支持されています。
1冊で600枚収納することが可能で、お手軽な値段で購入できるのも嬉しいポイントです。
 

2.ボックス:カテゴリーに分けて名刺を整理!

 
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画像引用:http://www.fueru-mall.jp/nakabayashi/products/29768.html
 
 
机の上に名刺を保管する場合は、ボックスタイプのものもおすすめです。
大容量かつコンパクトに管理できます。また、インデックスや仕切りを自分の使いやすいものを選び、活用することで名刺が探しやすくなるという利点があります。五十音順だけでなく、企業名や業種などで分けるのも良いですね。
ただし、ボックスタイプの名刺ケースを使っている人の中には「細かくカテゴリーを作ってしまったせいで名刺を片付けるのが億劫になり、最終的にはもらった名刺を適当にボックスに入れることが増えた」という方もいます。普段の業務の中で名刺の出し入れが負担にならない程度の、おおまかな仕分けを設定する方がいいかもしれません。
 
☆おすすめ商品:名刺文庫 600枚収納/ナカバヤシ
1ホルダーに50枚、プラスチックの仕切りで12ホルダーに分類できる魅力のホルダーです。
ケースはデスクの引出し(深さ70mm以上)におさまるコンパクトなサイズ設計になっており、名刺ホルダー自体が増えていってもきちんと整理しやすくなっています。
ホルダー内の名刺の枚数が少ないときでもホルダークリップが名刺のがさつきを抑えてくれるのですっきりとした状態で保管できます。
 

3.ノート:安価で誰でも始めやすい!手書きでメモを追記できるのも◎

 
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画像引用:https://www.replug.jp/fs/replug/logbook
 
 
ノートを購入し、名刺をセロハンテープでページに貼って管理するのも一つの方法です。これまで紹介したアナログな管理方法の中でも一番安いコストで必要なものを揃えられるので、いつでも誰でも始めやすいのが魅力的です。
また、名刺の貼り方やレイアウトを工夫すれば、名刺に記載されている人物や会社に関するメモを書くこともできるため、名刺を見るだけでは思い出しにくい重要な情報を紐付けておくことができます。
ただし、名刺の貼り方に注意しないと名刺の裏面を確認できなくなる、もしくは確認しづらくなるので気をつける必要があります。
 
☆おすすめ商品:Log book/リプラグ
おしゃれなビジュアルが素敵なLog bookですが、実用的な機能をしっかりと兼ね揃えています。
名刺を差し込んだ横に余白が用意されており、そこに自分がメモしておきたいことをしっかり書くことができます。
会った日にちや印象、会話した内容などを記録しておくと、名刺を見たときに相手のことを思い出しやすくなります。120ポケット、20シートあるので収納枚数もバッチリ。
さらに、Log book Digiと呼ばれる名刺管理アプリを合わせて使うことで、アナログ・デジタルで名刺情報の一括管理を行うことができるのも便利です。
 

【デジタル】名刺の管理方法2選

 
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最近では名刺情報をデータ化して管理するデジタルな方法を活用する人、企業が増えつつあります。これは、名刺の枚数が多くても簡単に管理できる点や、クラウドサービスを活用することで社内での情報共有がスムーズに行える点が評価されているためです。
名刺をスキャンしてデータ化する法人向け名刺管理ツールの場合、機能を制限なく使おうとすると課金しなければいけないことがほとんどです。そのため、ツールの利用を営業職のみに絞る、といったことをしないと必要以上のコストを負担する懸念もあります。
 

1.名刺スキャナー:大量の名刺を管理したい人向け。法人で使用するケースが多い

 
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画像引用:https://jp.sansan.com/knowledge/こんなに使える!名刺スキャナー「scansnap-ix500-sansan-edition」/
 
 
その名の通り、名刺に記載されている会社名や名前、電話番号等をスキャンし、瞬時にデータ化してくれるものです。スキャナーと合わせて専用ソフトやアプリを使うことで、情報をデータ化して保存できるので、管理できる名刺の枚数がアナログ式と比べて段違いに増えます。
保存されたデータは、名前で検索することができるため名刺を探す手間が大幅に省けるのも忙しいビジネスマンにとっては嬉しいポイントです。
ただ、自動で名刺に記載されている情報をデータ化してくれるとはいえ、文字認識処理の問題でスキャンされた情報を確認し、間違っている箇所があれば自分で打ち直さなければいけないこともあります。
 
☆おすすめサービス
・Sansan:法人向けクラウド型名刺管理サービス。データの社内共有が最大の武器
(Sansan公式サイト:https://jp.sansan.com)
こちらは法人向けの名刺管理サービスになります。最大の魅力はデータを社内の人と共有することが簡単にできる点にあります。自分が登録した名刺だけでなく、他の人が登録した名刺情報も合わせて検索することができます。
そのため、部門を超えての情報共有や社外の人脈調査を、アプリがダウンロードされた端末からであればいつでもどこでも行うことができます。
 

2.スマートフォン:外出先でも気軽に名刺の管理をしたい人に便利。個人向け

 
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名刺スキャナーと同じような仕組みで、スマホで撮影した名刺の写真から情報をデータ化し、クラウドサービスを利用して管理する方法になります。
スキャナーとは違い、たくさんの名刺を一括で登録するのには不向きではあるものの、スマホのカメラで情報を登録できる手軽さから外出先でもパパッと名刺の管理を行えるのが利点です。
 
☆おすすめサービス
・Eight:個人向け名刺管理アプリ。名刺の相手とコミュニケーションが取りやすい
(Eight公式サイト:https://8card.net)
個人で名刺をデータ化し、管理したい場合はEightがおすすめです。先ほど紹介したSansanと提供元が同じになります。
名刺の写真を撮るだけで情報がデータ化され、リストに登録されます。さらに、登録した名刺の相手もEightを利用していた場合、アプリ内で自動的に繋がるので名刺の情報更新やメッセージのやりとり機能も活用できるのでコミュニケーションが取りやすくなります。
 

自分にぴったりな名刺管理で作業効率をアップさせよう

 
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以上、代表的な名刺の管理方法を紹介しました。繰り返しお伝えしている通り、名刺の管理方法にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、自分にとって最適な方法で管理するのが一番です。特に、持っている名刺の枚数や会社の規模、名刺管理の予算といった側面ごとに適している管理方法も変わってくるので、自分が重視したい要素から複数の方法を比較検討してみるのが良いでしょう。